Werknemers en administratie afdelingen vinden het doorgaans erg vervelend werk om de urenregistratie te doen. Het is saai werk, waar vanwege het overtypen van gegevens veel tijd aan moet worden besteed. Toch is het erg belangrijk om de urenregistratie correct en nauwkeurig te doen. Ten eerste om ervoor te zorgen dat de werknemers het juiste salaris uitbetaald krijgen. Maar de urenregistratie is ook belangrijk voor de projectadministratie. Een klant betaalt immers voor een project op basis van de uren die daar door je bedrijf aan zijn besteed. Als dat niet klopt heeft dat gevolgen voor je omzet.
Integrale oplossing
De beste manier om de urenregistratie ter hand te nemen is te zorgen voor een systeem dat integraal werkt. De werknemers voeren de uren die ze aan de verschillende projecten in in deze software voor urenregistratie en het systeem splitst dat automatisch uit naar de projecten en naar de salarisadministratie. Als die koppeling met het salaris rechtstreeks is, zullen werknemers meer serieus omgaan met het noteren van de door hen gewerkte uren. De afdeling administratie is op deze manier minder tijd kwijt aan de salarisverwerking en de projectadministratie.
App voor de werknemers
De tijdwinst wordt bij de software voor de urenadministratie geboekt doordat de werknemers zelf hun gegevens invoeren. Dat kan via een webpagina op het intranet, maar het wordt ook gedaan met een gebruiksvriendelijke app, die op de smartphone kan worden gebruikt. Met deze app wordt niet alleen de urenadministratie gedaan, maar er kunnen ook declaraties en ziekmeldingen mee worden doorgegeven. Daarnaast is de app te gebruiken voor HR aangelegenheden en om allerlei projectgerelateerde zaken te regelen. Door de app te gebruiken leg je meer verantwoordelijkheid neer bij de werknemers.
Projectadministratie
De koppeling van de urenregistratie en de projectadministratie levert veel voordelen op. Er wordt aan het eind van elke week automatisch een weekoverzicht gemaakt met daarop de uren die door elke werknemer aan de verschillende projecten zijn besteed. Hierdoor kan er per project een automatische berekening worden gemaakt van de tijd die in het project is gaan zitten. Uiteraard kan dit vragen oproepen bij overschrijdingen. Daarom kunnen werknemers gebruik maken van een commentaar optie, om aan te geven wat de oorzaak is van de afwijkende uren aantallen.